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Caja de Herramientas para el Home Office

Tiempo de lectura: 5 minutos

 

En estos días en los que el rápido avance de la pandemia de Coronavirus COVID-19 nos ha obligado a “mudar” las operaciones de nuestros negocios al Home Office, se hace cada vez más necesario que estés preparado y cuentes con las herramientas adecuadas para mantener la coordinación de tus equipos, celebrar reuniones, gestionar proyectos, etc.


Esta situación de confinamiento coloca un foco especial sobre la comunicación de tu organización, tanto a nivel interno como con tus clientes y stakeholders, para asegurar que responda de forma rápida a requerimientos de nuevos medios, garantía de flujos de información, difusión de nuevas disposiciones y prevención de situaciones de crisis.

Lo mismo ocurre con las tareas de gestión, coordinación y logística interna, las cuales se colocan bajo el reflector con capacidad para determinar cuáles son las empresas que superarán o no el periodo de la cuarentena.

Para asegurar que tu negocio esté entre los sobrevivientes, te compartimos una caja de herramientas que debes considerar para mantenerte a salvo.

Gestión de proyectos

En la modalidad de trabajo a distancia se convierte en un reto dar seguimiento al avance las tareas a cargo de cada uno de los miembros de tu equipo; por ello te compartimos estas herramientas:

  • Trello. Permite ordenar tareas en distintas columnas y fases del proyecto y añadir a otros miembros del equipo dentro de las tareas. Funciona en desktop y en dispositivos móviles.
  • Airtable. Facilita que los distintos miembros de un mismo equipo puedan ver qué está haciendo cada uno y el nivel de prioridad que tiene cada proyecto.

  • Asana. Contiene herramientas similares a Trello (tareas en columna) y la gestión de prioridades de Airtable, Asana es particularmente útil para diseñadores y desarrolladores, que suelen trabajar con deadlines ajustados.

  • Google Keep. Es una opción para que visualices tu “To do list” en la misma ventana en la que tienes tu Gmail.

  • Tandem. Se define como una oficina virtual para equipos remotos. Permite compartir pantalla, que todos los miembros del equipo trabajen al mismo tiempo en un mismo proyecto, y que cada uno pueda visualizar lo que hace otro.

  • Toggl. Con esta herramienta verás lo que hacen todos los equipos en el mismo momento, y las tareas que dependan de estos también serán visibles. Facilita visualizar todos los proyectos prioritarios de la organización en una misma pantalla.

  • TeamViewer. Un software de soporte en remoto que ofrece asistencia en dispositivos de escritorio. TeamViewer tiene una herramienta de realidad aumentada y ofrece soporte para dispositivos móviles.

  • LogmeIn. Permite el acceso y manejo de los computadores a distancia y de manera segura. Es posible automatizar rutinas técnicas, y sirve a equipos en diferentes oficinas dentro de la misma compañía.


Soporte técnico

Cuando se trabaja a distancia, el soporte técnico no está tan cerca como el compañero de al lado o una llamada a la extensión de servicio, menos mal que existen softwares que nos rescatan cuando los equipos tecnológicos no funcionan a nuestro favor. ☝️

Online meetings

Porque no todas las reuniones pudieron ser un email, también a distancia se hace necesario sostener encuentros virtuales con compañeros de trabajo, clientes, suplidores y otros stakeholders. Estas herramientas contribuyen a que las reuniones en línea sean un verdadero éxito.

  • Zoom. Tiene una interfaz amigable para reuniones con grandes grupos de personas e incluso webinars. Ante la crisis del COVID-19 en República Dominicana, es la plataforma preferida para la docencia a distancia, por sus características amigales. La versión empresarial no tiene límite de tiempo en las reuniones; la gratuita tiene límite de 40 minutos.

  • Skype. Quizás la opción más popular en todo el mundo, aunque es más adecuada para encuentros entre dos personas.

  • Hangouts. Te permite organizar una reunión de hasta 10 personas en una versión gratuita y de 25 en la versión empresarial. Está habilitada para todo aquel que tenga una cuenta de Google.

  • WebEx. Además de ayudarte con el home office tiene soluciones específicas para webinars, encuentros abiertos al público, talleres y soporte en remoto.

Comunicación interna

La comunicación entre los miembros del equipo es siempre un elemento indispensable para el éxito de todos los planes y proyectos del negocio. La distancia no debe nunca sentirse al interno de la organización, y por eso estas herramientas agilizan los procesos internos y mantiene al equipo en sintonía.

  • Discord. Tiene las opciones de chat y videollamada. Además, también te permite compartir tu pantalla con otros usuarios.

  • Slack. Un chat para grupos grandes o pequeños, que permite crear distintos grupos y múltiples canales dentro de la misma empresa. Slack puede utilizarse para conversaciones rápidas y por escrito.

  • Google Talk/Hangouts. Puedes acceder a esta herramienta desde la bandeja de entrada de Gmail, solo tienes que seleccionar a uno de tus contactos e iniciar un chat. Con los Hangouts también puedes hacer videollamadas.

  • Microsoft Teams. Es una plataforma diseñada para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo, reforzando las funciones colaborativas de la plataforma en la nube. Tiene atractivas opciones de trabajo colaborativo, seguridad y personalización.

Almacenamiento de información

La información es uno de tus bienes más preciados y por eso, además de cuidarla, debes tener una plataforma que te permita clasificarla y acceder a ella de forma rápida desde los dispositivos que utilices.

  • Google Drive. Con el Drive puedes crear textos, hojas de Excel, presentaciones, imágenes y más. Varias personas pueden utilizarla al mismo tiempo y abrir documentos simultáneamente desde cualquier dispositivo. Es posible editar en grupo compartiendo permisos.

  • Dropbox. Nos permite almacenar documentos en la nube y gestionarlos mediante carpetas. Ofrece gran seguridad y facilidades de acceso a tus archivos.

  • iCloud. Útil para aquellos que trabajan con varios dispositivos Apple. Guarda mucha de tu información de los distintos dispositivos de la marca automáticamente.

  • One Drive. Creada por Microsoft para almacenar y compartir documentos en la nube. Tiene enlaces con fecha de caducidad para mayor seguridad de tus datos.

 

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Etiquetas: aplicaciones, herramientas virtuales, Home Office

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